スタッフ数3名規模の組織の経営計画の作り方

あなたの在宅秘書が「なんで夕食時のこんな忙しいときに5分だけパソコンに向かってメール返事しなきゃいけないの」と思うか、「やっとそのメールを送れて嬉しい」と思えるかの違いは何によって生まれるのか? ※第26回定例講義 中上級編

2014年01月06日(月)【定例講義 中上級編】  【記事投稿者一覧→】

昨年1年は喪中ということもあり、実際にそう見えたかどうかは別にしても、自分では大人しくしているつもりの年でした。

本年、晴れて喪が明け、今年は大きく前進する年になっていくだろうなと、覚悟を決めているところです。

なぜそう考えるのかは、昨年8月の定例講義のときの解説にもあった「算命学」とも関係しています。

思い返してみると、これまで11年間、会員の皆さんに対しても、一度も、今年は前進する年ですといったことがなかったと記憶しています。

むしろ、ビジネスや人生というのは、時機やタイミングというものがあり、何やっても上手くいかないときもあれば、何やっても上手くいくときもあるので、決してあせてはいけないと自分でも捉えてきて、意思決定してきたつもりです。

それは、自身の座右の銘でもある、

    「春風の 吹けばおのずと 
     山かげの 梅も桜も 花は咲くなり(菅原道真)」

にもあらわれています。

それにも関わらず、私にしては珍しく(笑)、今年は前進の年と位置付けました。

そのような年は12年のサイクルの中で2~3年あるかどうかです。

一方で、それにも関わらず、私の天中殺タイプ(戌亥天中殺)の場合ですと、その期間でもトラブルが続くので、チャンスが今来ているのかどうかも判断しにくかったりする傾向にあります。

ですので、途中、ちょっとしたトラブルで迷いが生じないためにも、基本方針を固める必要があり、それで、今年は「前進」の年だと意思決定することにしました。

ちなみに、意志決定のタイプは3つあり、「前進」以外の意志決定としては、「待つ」「後退」のいずれか、という定義に基づいています。

昨年までは「待つ」の意志決定により判断していました。

今年はいよいよ「前進」と決めるからには、どこに向かって「前進」するのかを明確にする必要があります。

その上で重要になってくるのは「目標」であり「計画」です。

もともと、10年前に独立する前までの私自身の座右の銘は、

    「目標なくして 計画なし

     計画なくして 努力なし」

でした。

そのくらい、目標や計画を大切にしていましたし、前職では、それらを立てずに、行動する上司や先輩に目くじらを立てて、「どういうことですか!」と怒り狂ったこともあるほどです。

それが、独立して、起業や新規事業の本当の意味の現実というものを知ったとき、そのときの浅はかな自分に気付かされ、今となっては、なんと、見識がない状態で、上司や先輩に対してあのようなことをしてしまったのだろうかと、今ではただ反省されられるばかりです。

実際、自分自身が、サイグラム理論に基づくと、「行動派」タイプであり、計画を立てずに走れるタイプだと気付くことで、過去、なかなか上手くいかなかったときというのは、目標や計画にとらわれてしまっていた時期であったことも、今では良く理解できます。

冒頭の話にもあります通り、上手くいかないときというのは、どんなに目標立てて、計画立てても上手くいかず、じっと待つということを続けたり、身を引くということもする必要があったりするからです。

それでも、今年は、目標や計画が必要なときは2つあると考えています。

1つは、道が開け、ひたすら前を向いて、よそ見をせずに、走ることが求められているようなタイミング。

そして、もう1つは採用したスタッフ(在宅秘書)の方と、短期間ではなく、長く一緒に仕事をしていこうと考えた場合です。

今年の私の場合は、この2つを両方とも満たしてます。

上記のうち1つ目については、ここまで、それが必要な背景について書かせて頂きました。

一方で、上記のうち2つ目については、これは今年の私だけではなく、既に、スタッフ(在宅秘書)の方を1人でも採用している方にとっては大切なことだと言えます。

私の方で、会社の方針やどこに向かっているのか、何を目指しているのか、各スタッフに何を期待しているのかを十分に伝えきれていないがゆえに、それが、離職につながるようなことはたくさん経験してきましたし、今現時点も、とても気になっている点です…。

このように言うと、社長の中には、

  「方向性など決められないから困っているんだ、
   だからスタッフは臨機応変に都度、対応してくれた方が助かる

   スタッフなんだから、余計なこと言わずに、
   こっちが言われたことを、ただ、やってくれればいいんだよ!」

というように思う方も、非常に多いかもしれません。

そして、スタッフの中には、このような社長の気持ちを良く理解し、本当にそうしてくれる人もいるのは確かです。

ただ、ただです。

そのようなスタッフも人間なのです。

人間には感情があります。

確かに、社長の気持ちは理解できるから、社長の期待に添うようにしようと思い、自分の思いを消せるスタッフはいます。

が、それが続けば、だんだんと、自分は何のために、今、これをしているんだろう、と思うようになっていきます。

社長は、自分のことを使って上手くいけばいいかもしれないけれど、

    「その結果、自分はどうなるの?」

という気持ちが生まれてくるのは当然でしょう。

この気持ちの存在に目が向けられないと、決して社長に対しては本音の気持ちを言うことなく、違う理由を伝えることにより、短期間のうちに離職してしまうことになっていくのです。

在宅秘書の方からときどき頂くお話の中には、仕事をしっかりしたいと思っているので、子供のために夕食をつくっているタイミングでも、急ぎのメールが届いたりすると、大慌てで、パソコンに向かって返信するようにしています、というものがあります。

ただ、そうしている方の中にも、

   「その5分のために、あんな思いをしても、
    給料にはほとんど反映されないし、なんのためにやってるのだろう?
    そんな思いして、家事しながら冷や冷やするくらいなら、
    辞めた方がいいかな?」

と思う方もいれば、

   「やっと、~さんから返事を頂けた!(嬉)
    大急ぎで返事しなきゃ!!」

という気持ちで、急ぎの仕事に当たる人もいるのです。

これは、よくある話に例えれば、ただ、石を積んでいるだけなのか、それとも立派なピラミッドを創ることを目指して努力しているのか、の違いにも似ているかもしれませんね。

ただ、現実的には、そんな簡単に目標や計画など示せるわけないよ、目の前のことで精一杯なんだから、という方は多いと思います。

というお気持ち、これは私も含めて、今現在も含めて痛感していますのでその気持ちはよ~く、分かります!

では、どうすれば良いのでしょうか?!

私も、過去いろんな計画を立て、スタッフに共有してきました。

その中でも、上手くいったものもあれば、上手くいかないものもたくさんありました。

そして、その上手くいったものの中には、1時間もかからずに作成した3~5年というスパンでの目標や計画というものもありました。

それを初めて作成したのは、私としても初めてスタッフを採用した直後1ヶ月ほどが過ぎた頃です。

実際、今、見返してみると、そこに書かれているものは全て実現していますので、ただ適当に書いたものではなく、願望だけではなく現実も加味されたものだったとも想像しています。

なぜ、それを書いたのかというと、実際にお願いする目の前の業務1つ1つはとてもシンプルなのに、それ以上のスキルを持ったスタッフと出会うことができたからです。

それら1つ1つの仕事は、決して単純な業務ではなく、それがいきつく先には何が待っているのかということを伝えるためには、自分が何をしようとしているのかということを、伝える必要があったのです。

優秀なスタッフと一緒にやっていこう、優秀なスタッフから力を借りたい、と思ったからこそ、そうする必要があると考えたのです。

もちろん、そのために、1日も2日も時間はかけられませんので、おおよそ1時間ほど手を動かして作成しました。

それは、今でも、スタッフの一部は、そのようなものがあって良かったと言ってくれていたりもしています。

では、その計画というのは、どのようなものなのでしょうか?

今回、1/6(月)17:00~の在宅参加型Ustremでの定例講義(中上級編)では、私がこれまでつくってきたものを、上手くいかなかったことを含めて解説しました。

目標や計画を立てるのが得意でない方にとりましては、聞きながら、自分のバージョンを作り込めてしまえるような、そんな場になったらなとも願っています。

2014年を迎えて、早1ヶ月が過ぎましたが、まだまだま年始ですので(笑)、気持ちが新鮮な今というタイミングを活用の上、計画に落とし込んで頂けたら嬉しく思います。

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